Informationspflicht

Hinweis zum Schutz Ihrer persönlichen Daten – Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO

Das Inkrafttreten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) nehmen wir zum Anlass, Sie über unseren Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte zu informieren. Zu diesem Zweck haben wir nachstehende Informationen für Sie zusammengestellt:

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

GMS Reinigungsservice & Facility Management GmbH

Hanauer Landstr. 2B

DE-63517 Rodenbach

Telefon: 06184 59 07 483

Telefax: 06184 59 07 484

E-mail: info@gms-reinigungsservice-gmbh.de

Internet: www.gms-reinigungsservice-gmbh.de

Amtsgericht Hanau HRB 96642

USt-IdNr: DE320533802

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz- Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu), sowie weitere branchenbezogener Gesetze. Ihre Daten werden zu unterschiedlichen Zwecken verarbeitet und beinhalten je nach Geschäftsbeziehungen verschiedenste Daten

Kunden:

Um die Beauftragung entsprechend erfüllen zu können, erfolgt eine Datenspeicherung nur insoweit als dies auf Ihre Beauftragung hin und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für die Erfüllung erforderlich ist. Die Daten werden nicht für weitere Zwecke verwendet oder an Dritte weitergegeben, die in keinem Zusammenhang mit dem Geschäftsverhältnis stehen. Falls dies notwendig wäre, bitten wir Sie um die entsprechende Einwilligung. Bei den erhobenen Daten handelt es sich unter anderem um:

  • Stammdaten, wie Name, Adresse, Bankverbindung, Kontaktdaten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS- GVO)
  • Daten aus dem Benutzerkonto wie Bestelldaten, Vertragstext und Einkaufslisten, die unter „Mein Konto“ im Menüpunkt „Rechnungen“ eingesehen werden können (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO)
  • E-Mail Adresse für den Service einer Erinnerungsmail, sollten sich noch Artikel in Ihrem Warenkorb befinden und der Einkauf nicht abgeschlossen sein (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO)
  • Sofern wir in Vorleistung treten, z.B. bei Kauf auf Rechnung oder SEPA-Lastschrift, holen wir eine Bonitätsauskunft ein (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO). In diese wird bei jedem Kauf neu eingewilligt. Genaue Informationen zu unseren Auskunfteien und welche Daten abgefragt werden, erfahren Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Interessenten:

Als Interessent unseres Unternehmens, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1

S. 1 lit. b DS-GVO. Dies dient der Kontaktaufnahme und Bearbeitung von vorvertraglichen Maßnahmen, beispielsweise Angeboten. Bei diesen Daten handelt es sich um Informationen, die Sie uns übermittelt haben oder die uns zur Verfügung stehen, wie unter anderem um:

  • Namensdaten
  • Kontaktdaten
  • Anliegen

Möchten Sie über aktuelle Angebote und Aktionen informiert sein, können Sie sich für unseren Newsletter anmelden. Die hierfür erforderlichen oder gesondert von Ihnen mitgeteilten Daten verwenden wir, um Ihnen regelmäßig unseren E-Mail-Newsletter aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zuzusenden. Weitere Informationen zum Newsletter und auch der Abmeldung finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Bewerber:

Im Zuge des Bewerbungsprozesses werden von Ihnen Daten übermittelt, die Sie hierfür vorgesehen haben. Dieser Prozess findet unabhängig von der Form der Bewerbung statt (schriftlich, elektronisch, online-upload, etc.). Mit dem Zusenden Ihrer Unterlagen erklären Sie sich einverstanden, dass die Dokumente gesichtet und bewertet werden, sowie den notwendigen Abteilungen und Ansprechpartnern unseres Unternehmens zugänglich gemacht werden.

Detaillierte Informationen zur Rechtsgrundlage, Zweck der Datenverarbeitung und Dauer der Datenspeicherung finden Sie hier.

Externe Dienstleister/Kooperationspartner/Subunternehmer:

Als Dienstleister/Kooperationspartner/Subunternehmers verarbeiten wir auch Ihre Daten zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten, Art. 6 Abs. 1 S.1 lit b DS-GVO. Zudem erfüllen wir die Verpflichtung auf das Datengeheimnis entsprechend der DS-GVO und schließen hier entsprechende Verträge ab. Daten, die unter anderem, dabei von Ihnen verarbeitet werden, sind:

  • Namensdaten, auch von Ansprechpartnern Ihres Unternehmens
  • Kontaktdaten
  • Bankverbindung

Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Mit jeder Geschäftsbeziehung geht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten einher und somit auch die Weitergabe Ihrer Daten an unterschiedliche Empfänger. Nachstehend können Sie sich darüber informieren.

Interne Empfänger:

Abteilungen des Unternehmens, die mit Verarbeitungstätigkeiten bzgl. der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis und weiterem beauftragt sind, erhalten zur Wahrung berechtigter Interessen die notwendigen Daten.

Alle Mitarbeiter sind entsprechend der DS-GVO geschult und sensibilisiert, sowie zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Hier erhalten die entsprechenden Ansprechpartner und Abteilungen notwendige Daten, die zur Erfüllung von Verträgen, Aufträgen und Prozessen im Unternehmen benötigt werden.

Dabei können wir folgende Empfänger unterscheiden:

  • Produktberatung
  • Auftragsannahme
  • Auftragsbearbeitung
  • IT
  • Kommisionierung / Lager
  • Verpackung / Versand
  • Buchhaltung

Externe Empfänger:

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten können auch externe Empfänger eingebunden werden oder erhalten auf Grund Ihrer Arbeit Einblick in Ihre Daten.

Dabei können wir folgende Empfänger unterscheiden:

  • Geschäftspartner – für einzelne Tätigkeiten greifen wir auf Geschäftspartner zurück, die in einem Vertragsverhältnis zum Unternehmen stehen. Dazu gehören unter anderem Speditionen, die mit der Belieferung Ihrer Ware beauftragt sind. Unsere Standardvertragspartner ist hier die Kontinent
  • Dienstleister – zur Erfüllung von Geschäftsprozessen setzen wir Dienstleister ein, die auf das Datengeheimnis verpflichtet sind. Dazu gehören unter anderem: Rechts- und Steuerberatung, IT- Dienstleister (ABA Consulting)

Ggf. Handwerksunternehmen, wie Hausmeisterdienst, Elektriker, etc.

  • Behörden und Institutionen – wir sind gesetzlich verpflichtet vereinzelte Daten weiterzugeben. Hierzu gehören vor allem Gerichte, Finanzamt, Bank, usw.
  • Zahlungsdienstleister – für die Bezahlung von Aufträgen haben Sie die Möglichkeit verschiedene Zahlarten zu wählen, deren Dienstleister auf das Datengeheimnis verpflichtet sind: Klarna, PayPal, Paydirekt

Dauer der Datenspeicherung

Die Speicherung der Daten und der damit verbunden Löschfristen ist abhängig von der Geschäftsbeziehung, sowie der Art der Daten. Daher sind im folgendem Abschnitt die jeweiligen Speicherdauern aufgelistet:

  • Personenbezogene Daten zu Kunden, Geschäftspartnern und Dienstleister, die einem Geschäftsverhältnis unterliegen, werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Die Daten werden nach Beendigung des Geschäftsverhältnisses archiviert und entsprechend der Fristen gelöscht.
  • Eine Löschung des Benutzerkontos kann jederzeit auf Anfrage per Post, Fax oder E-Mail an datenschutz@gms-reinigungsservice-gmbh.de erfolgen. Mit Löschung Ihres Benutzerkontos ist Ihnen bewusst, dass alle getätigten Bestellungen, Einkaufslisten und angegebenen Informationen nicht wiederhergestellt werden können. Aufbewahrungspflichten, wie oben benannt, sind für interne gesetzliche Pflichten davon unberührt. Insofern ein Kundenkonto im Online-Shop existiert, wird dieses gelöscht, wenn der Kunde seine Einwilligung widerruft oder uns zur Löschung auffordert, der Kunde keine Leistung in Form eines Newsletters von uns bezieht, oder der Kunde sich für 5 Jahre nicht mehr im Shop angemeldet hat. Meldet der Kunde sich an, beginnt die Frist von vorne.
  • Personenbezogene Daten zu Interessenten werden unterschiedlich gehandhabt. Kommt durch ein Angebot ein Auftrag zustande so gelten die Löschfristen gemäß dem zuvor genannten Punkt, da ein Geschäftsverhältnis besteht. Ansonsten werden die Daten gemäß unseren AGBs nach 4 Wochen gelöscht. Dazu zählen keine Interaktionen, die ein Kundenkonto in unserem Onlineshop notwendig machen (z. B. Angebotserstellung, Newsletter-Abonnement, Bestellungen) oder bereits erstellt Kundenkonten.

Der Speicherung Ihrer Daten können Sie jederzeit widersprechen und eine vorzeitige Löschung beantragen, vorausgesetzt keine gesetzliche Regelung steht diesem Wunsch entgegen.

Betroffenenrechte

Im Zuge der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (Art. 12 ff. DS-GVO), sowie gemäß dem

deutschen Bundesdatenschutzgesetz (§§ 32 ff. BDSG), gelten folgende Betroffenenrechte, die Sie über den Kontakt datenschutz@gms-reinigungsservice-gmbh.de oder per Post wirksam machen können:

  • Auskunftsrecht

Sie können unter der oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Der Auskunftsanspruch umfasst zudem Angaben darüber, an wen die Daten weitergegeben wurden und zu welchem Zweck.

  • Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung

Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Bestehen allerdings Aufbewahrungspflichten, nach handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften, tritt an die Stelle der Löschung die Sperrung der Daten.

  • Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, sowie bereits getätigte Einwilligungen zu widerrufen. Basis hierfür sind die gesetzlichen Normen nach Art. 15 bis 21 DS-GVO.

Beschwerderecht

Gemäß Art. 77 DS-GVO haben Sie die Möglichkeit sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für Sie zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde finden Sie unter folgendem Link: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Postfach 3163 65021 Wiesbaden

Telefon: +49 611 1408 – 0

Telefax: +49 611 1408 – 900 / 901

E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de Homepage: https://datenschutz.hessen.de/

Datenübermittlung in ein Drittland

Personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) werden nicht ohne Ihre aktive Einwilligung übermittelt. Wir haben dabei höchste Sorge für ein angemessenes Datenschutzniveau getragen. Im Falle von Google Analytics (USA) folgt ein angemessenes Datenschutzniveau aus der entsprechenden Teilnahme am Privacy-Shield- Abkommen Art. 45 Abs. 1 DS-GVO.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) wird nicht angewendet.